Думные дьяки докладывали в Боярской думе о делах приказов, формулировали и записывали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью их и другие законодательные акты, делали объявления о повышении в чинах, оглашали приговоры. В приказах думные дьяки выполняли распорядительные функции: санкционировали пересылку денег, выдачу жалованья.
Приказные дьяки готовили решения по судебным и административным вопросам, осуществляли контроль за деятельностью подьячих (проверяли находившиеся у них денежные суммы), скрепляли своими подписями приходно-расходную документацию, проверяли исходящие документы, «приписывали» грамоты, памяти и отписки, ставили на документы пометы, фиксировавшие решения по ним судейских коллегий.[23]
Ответственность за всю работу с документами, то есть за делопроизводство, возлагалась на дьяка. «Старые» подьячие составляли высшую группу служилых людей, основная часть их называлась подьячими «с приписью», которые наделялись значительной административной самостоятельностью — правом подписи исходящих документов. «Старые» подьячие распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли ее исполнение, составляли черновики в соответствии с пометой дьяка, делали выписки из дел для докладов судейским коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, были ответственными за архив.
«Средние» подьячие (подьячие «со справой») «справляли», то есть заверяли своей подписью, правильность написания документа, вели книги приказов (записные и другие), хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их. В местных учреждениях функции подьячих «с приписью» и «со справой» определялись более широко. Они должны были составлять финансовые отчеты (сметные списки), вести следственные и судебные дела.
Основным видом работы «молодых» подьячих («пищиков») было переписывание («беление») документов: многочисленных копий, выписей, записей в книгах. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII века обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.
На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» — приказную избу и помощников «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные — в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.[24]
Основополагающими документами для работы аппарата управления были общегосударственные правовые акты.
Они составлялись в виде судебников. Первый Судебник, устанавливавший общий для всех сословий порядок судопроизводства, был издан в 1497 году. В 1550 году Боярская дума утвердила новый Судебник, который затрагивал более широкие аспекты правовых норм. Он расширил функции приказной бюрократии, ограничил власть кормленщиков. В 1551 году был составлен сборник постановлений церковно-земского собора - Стоглав. В нем освещались церковные вопросы и вопросы обеспечения служилых людей землей.
Еще одним видом общих сводов законов было уложение. Изданное в 1649 году Уложение упорядочивало систему управления и регламентировало обязанности общества по отношению к государству. От предшествующих законодательных актов Соборное Уложение отличается не только большим объемом (25 глав, разделенных на 967 статей), но и более сложной структурой.
Издавались указы царя и приговоры Боярской думы, решения земских соборов, царские жалованные и указные грамоты. Органы местного управления руководствовались уставными наместническими и губными грамотами и наказами, земскими уставными грамотами, крестоприводными записями.[25]