Регламент настолько подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, что даже определяет, какими должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и так далее. Рабочий день в коллегиях начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.[33]
В «Генеральном регламенте» особое внимание уделялось заседаниям коллегии, регламентировался порядок слушания дел. Их рассмотрение начиналось, если в назначенное время в коллегии имелось большинство её членов. Решение по делу принималось большинством голосов, если же голоса разделились поровну, принятым считалось то решение, за которое голосовал Президент. Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по «Генеральному регламенту» представлены в Приложении №3.
В «Генеральном регламенте» приводится большое количество новых наименований различных видов документации, характерных для коллежского делопроизводства. В конце текста «Генерального регламента» дано “Толкование иностранных речей, которые есть в сём регламенте”, где отмечается помимо всего прочего и значение некоторых видов документов, в основном заимствованных из делопроизводства европейских стран и, поэтому новых для России. Слово «репорт» объясняется в нём как «ведомость», «квитанция» называется «распиской», «инструкции» – «наказами», «диплом» – «жалованной грамотой», «патент» – «жалованной грамотой на чин». Само общее наименование «документы» переводится как «доказательные письма». Однако перевод в данном словнике иностранных слов не везде соответствует значению в тексте самого «Генерального регламента».
К распорядительным документам в «Генеральном регламенте» относится “рескрипт”, вытеснивший грамоту и имеющий значение распоряжения царя, указа или грамоты, употребляемой для сношения с другими государствами или инструкции. Обилие появившейся новой документации говорит о существенном усложнении процесса делопроизводства в XVIII веке. «Генеральный регламент» регулировал применение некоторых появившихся видов документов.
Большое внимание в «Генеральном регламенте» уделяется такому виду документа, как протокол, возникшему в связи с созданием Петром I учреждений, основанных на коллегиальных принципах управления. В главе «Генерального регламента» «О должности Нотариуса» приводится пример составления протоколов по схеме: «…прежде надлежит в верху листа год и число написать, потом присутствующие члены записать… Протокол держать…1. Всем приключившимся в Коллегии делам… 2. Выписку или содержание всех от Его Царского Величества и от всех других …указов, писем, требований и прочее… 3. Записывать разговоры о важных делах… 4. Записывать когда члены в голосах не согласны». Так в «Генеральном регламенте» отразилась попытка унификации формы протокола.
Итак, «Генеральный регламент» отразил в себе всю систему коллежского делопроизводства, регламентировал обязанности всех членов коллегии от Президента до копииста, явился основой для последующего развития делопроизводства, в нём рассматривались такие виды работы с документами, как приём, регистрацию, учёт и контроль за документацией, сочинение новых форм документов (были приведены общие принципы протоколирования, характерные для коллежского способа делопроизводства, определены должностные обязанности членов канцелярии: секретаря, нотариуса, актуариуса, регистратора.
Для четкого выполнения всех регламентированных канцелярских обязанностей необходимо обучение. Об этом говорилось в главе 36 «Генерального регламента». Это положение было развито пунктом 14 «Табеля о рангах». Молодые дворяне для получения чина члена коллегии должны были изучить делопроизводство, экономику и право. Указом Петра I от 10 ноября 1721 года предписывалось Сенату организовать школу, «где учить подьячих их делу, а именно цыфири, и как держать книги, ко всякому делу пристойные». Профессиональный чиновник должен был знать арифметику, форму книг, табели и стиль письма.