Проблемы формирования национальной системы делопроизводства в конце XVII – начале XVIII вв.
Страница 35

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Кованые калитки как грамотно выбрать кованую калитку.

Выбор организационной форма службы документационного обеспечения управления зависит от решения руководства и самой службы документационного обеспечения управления. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Служба документационного обеспечения управления решает три основных комплекса задач:

1. Обеспечение документирования управленческой деятельности;

2. Организация работы с документами в учреждении;

3. Совершенствование форм и методов работы с документами.

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы документационного обеспечения управления необходима нормативная регламентация самой службы документационного обеспечения управления.

Структура, функции, задачи службы документационного обеспечения управления и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы документационного обеспечения управления организации.

Положение о службе документационного обеспечения управления – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе документационного обеспечения управления.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу. [45]

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы документационного обеспечения управления и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения. В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Подготовку инструкции осуществляет служба документационного обеспечения управления при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. [46]

Еще одной особенностью делопроизводства начала XVIII века стало то, что реквизиты выделяются из текста и занимают определенные места.

Страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48