Проблемы формирования национальной системы делопроизводства в конце XVII – начале XVIII вв.
Страница 27

Статьей 8 указа «О должности генерал-прокурора» 1722 года был определен порядок рассылки правительственных документов: не по почте, а с экзекутором, который должен был отчитываться рапортом о том, «что сделано» или «зачем нельзя было сделать».

Большое внимание в законодательных актах XVIII века уделялось охране интересов государства и государственной тайны. Например, глава 1 «Генерального регламента» предпи­сывала «тайные дела содержать в тайне». Задачу охраны до­кументов ставила и их регистрация. Одновременно регист­рационные журналы выполняли роль справочного аппарата: « .по журналу можно найти, что в регистратуре искать на­добно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осу­ществлении контроля за исполнением документов, их сис­тематизации, так как регистрационные журналы велись по каждой группе документов. https://www.gibkatrub.ru зиговочные машины зиговки ручные.

На поступившем документе регистратор проставлял номер и дату получения, в общем журнале («повседневной записке») давалось содержание документа с указанием, ко­му послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги («регистратуры»): в книгу «С» записывались в хронологической последовательности доку­менты, полученные от государя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу «Д» — доку­менты других коллегий и местных учреждений. К книге «Д» составлялся реестр с указанием адресатов — коллегии и про­винций, откуда получены документы.

Регистрация исходящих документов проводилась сле­дующим образом. В книге «А» регистрировались документы, адресованные царю. Указывались дата «посланного» доку­мента, его краткое содержание, «к кому, куда отправлено». Затем копиист переписывал в книгу текст документа «с чис­лом и подписанием всех чинов». В книге «В» таким же об­разом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам.[37]

В особый вид работы с документами выделяется кон­троль за их исполнением. При Петре I одновременно с созда­нием нового аппарата управления образуются органы контро­ля. По указам от 2 и 5 марта 1711 года учреждается должность фискала — специальная централизованная надзорная система, важнейшей задачей которой было путем негласного надзора и изучения канцелярского делопроизводства следить за испол­нением указов и регламентов должностными лицами, за со­блюдением имущественных интересов казны. Контрольные функции осуществляли последовательно генерал-ревизор, обер-секретарь Сената и с 1722 года — генерал-прокурор.

Непосредственный контроль за исполнением докумен­тов должен был осуществляться следующим образом. Про­курор коллегии наблюдал за порядком, законностью реше­ния дел, за деятельностью канцелярии, за исполнением ука­зов местными учреждениями. Он вел книгу, в которой записывалось, когда какой указ составлен, что по указу ис­полнено и в какое время.

За исполнением решений, принятых коллегией, на­блюдал нотариус, который вел «роспись», «какие дела в про­шлой неделе не вершены», т. е. в нее вносились все доку­менты, прежде всего указы царя и Сената, намеченные к слушанию. Эта роспись во время заседаний находилась на столе перед президентом, поэтому называлась настольным реестром. В канцелярии велись реестры по «исполненным и вершенным, но не исполненным» документам.

Устанавливались сроки исполнения отдельных групп документов. На решение государственных дел отводилась одна неделя, на справки по ним в губерниях устанавливал­ся «поверстный» срок: по два дня на 100 верст в один конец. Частные дела по жалобам должны были решаться не более чем в течение шести месяцев.

В настольном реестре местных учреждений предписы­валось указывать, когда какой документ поступил, когда должен рассматриваться на заседании, какое принято реше­ние, что указы по этому решению разосланы и исполнены. Однако, несмотря на угрозу смертной казни за просрочку решения вопроса, документы исполнялись медленно, а мно­гие просто не исполнялись.[38]

В XVIII веке утверждается термин для обозначения хра­нилищ документов — «архив». В «Генеральный регламент» 1720 года была включена специальная глава «О архивах», в которой говорилось, что «книги, документы и дела» хра­нятся в канцеляриях и конторах три года. Это - так назы­ваемые текущие архивы. По истечении трех лет докумен­ты, кроме тех, которые оставались в канцеляриях «для справки» («особлевые уставы, регламенты» и книги), должны были сдаваться в архив коллегии «с роспискою архивариусу».

Страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48