Несомненно, истоки организации коллежского делопроизводства исходят из опыта приказного делопроизводства. Старая приказная система, была основана на решении той или иной возникающей проблемы посредством создания приказной избы, впоследствии вбиравшей в себя множество функций, часто различных. Многие приказы дублировали друг друга и их разветвлённый аппарат не мог уже удовлетворять потребностям государства, создаваемого Петром I. Он требовал быстрого решения вопроса, касающегося военной, экономической и внешнеполитической сфер жизни страны. Другой отрицательной чертой приказов были злоупотребления властью приказных чиновников. «Борьба с вечным пороком российской государственности, состоящем из многих приказных грехов: волокиты, мздоимства, лихоимства, взяточничества – выступала главным мотивом петровской реформы». Пётр I старался в своих реформах преодолеть все недостатки приказной системы, избежать негативных черт, присущих приказам.
Итак, конец XVII – первая четверть XVIII - процесс отмирания приказной системы делопроизводства, вызванный петровскими реформами и зарождения и развития на его месте коллежского с созданием новых органов управления, обеспечивающих его функционирование.
Этот период был ознаменован проводимой Петром I полной перестройкой органов государственного управления, которая была направлена на решение возросших нужд государства в военной, экономической и административных сферах, обусловившее дальнейшее совершенствование принципов делопроизводства. В указанное время произошёл постепенный переход от приказной формы делопроизводства к коллежской. Основными проблемами системы делопроизводства в указанный период стала сложность перехода от старой системы к новой, она заключалась в том, что процесс преобразований, начатый Петром I, сталкивался с противодействием со стороны старой приказной бюрократии, которая не могла быстро перестроиться и усвоить новые порядки, кадровые проблемы в комплектовании органов государственной власти и управления создавались также сложностью и непопулярностью государственной службы, отсутствием правовых основ чиновничества, коллегии и канцелярии, учрежденные Петром на иностранный образец и даже с иностранными названиями, оказались до того дикими и чуждыми русскому народу, что он долго не мог понять хитрого и сложного механизма их, регламенты и инструкции с широкими государственными задачами не произвели на тех, кого они имели направлять, того же впечатления, какое вынес из них сам законодатель. В российском законодательстве они имели чисто академическое значение политических трактатов, не став административными нормами.
ГЛАВА 3. ВЛИЯНИЕ ПЕТРОВСКИХ РЕФОРМ НА СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
3.1. Принципы и механизмы делопроизводства современности, связанные с Петровской эпохой
В настоящее время регламентации делопроизводственных процессов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения. Изучение современных принципов регламентации делопроизводства невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения в XVIII веке. С его началом связывается зарождение современных принципов делопроизводства, немалое значение в возникновении которого принадлежит разработке правил регламентации, так характерной для всего времени петровских реформ.
Рассмотрим конкретные принципы и механизмы делопроизводства современности, неразрывно связанные с Петровской эпохой.
Как было рассмотрено во 2 главе, в систему государственного управления внедрялись бюрократические механизмы (иерархия, строгое соподчинение, следование инструкции, низведение личности управленца до уровня исполняемой им функции). В настоящее время весь процесс делопроизводства выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.