Регистрация документов как запись сведений о них была введена прежде всего для охраны документов.
По царскому указу 1683 года челобитные в приказах принимались подьячими и записывались в книги. В каждом столе приказа заводилась на один год своя записная книга, которая скреплялась приписью дьяка. В ней указывались имя подателя документа и помета дьяка. В наказе 1697 года тобольскому воеводе предписывалось полученные грамоты записывать в особую книгу с указанием времени получения, имени подателя и их содержания. Правильности регистрации челобитных придавалось большое значение. В Поместном приказе, например, «молодые» подьячие записывали челобитные под надзором «старых» подьячих. За неправильную запись в книге подьячих били кнутом. 1win зеркало актуальное 1вин зеркало.
Своеобразной была регистрация исходящих документов. После выдачи документа челобитчику и отсылки грамоты воеводе, например, в особые записные книги подробно записывалось их содержание. На документах делались отметки об их регистрации.
Исполнение документов контролировалось. В Судебнике 1550 года (статья 32) определялся порядок возмещения убытков в случае волокиты («затяжки дела») со стороны пристава. За промедление решения вопроса кроме взыскания в пользу челобитчика дьяков били батогами.
Рассылались специальные памяти с предписанием об исполнении какого-либо указа. В ответ на них получали «доезд», или «доезжую память», об исполнении. Из центра шли указы с грозными карами за неисполнение царских указов. За неумелое или запоздалое донесение воеводы его «отписывали с опалой.
Контроль центральной власти был обращен главным образом на финансовые документы. Он осуществлялся с помощью специальных книг. Ежемесячно в приказах составлялись финансовые книги, велись книги «вершенных (решенных) дел» и книга дел, посланных «к розыску» (на расследование).
В записных книгах приказных изб предписывалось указывать время исполнения документа, а на полях документа делать отметку о его исполнении.
Законченные делопроизводством документы группировались (формировались) в дела — столбцы. При этом в одних случаях формирование документов в столбцы осуществлялось по мере их поступления в канцелярию и исполнения. Поэтому столбец представлял собой как бы сборник дел. Например, в приказах были столбцы структурных подразделений (столов): столбец денежного стола, хлебного, судного и так далее.
Другой способ формирования дел был основан на применении особых признаков. Так, имеются столбцы, сформированные по номинальному признаку, когда за основу объединения документов бралось наименование вида, например: «указные», «памятные», «судные списки».[30]
Хронологический признак формирования дел, когда документы подбирались либо за определенный период, либо по времени их составления, чаще всего встречается в столбцах денежных столов. Имеются комплексы документов, сформированные по географическому признаку, например «Ирбитский столп» в Поместном приказе. Главный критерий при подборе документов здесь - наименование местности, на которой находились их авторы или корреспонденты. По географическому признаку объединялись документы Посольского приказа: «дела польские», «дела крымские» и т. п. Они включали грамоты главам государств, грамоты ответные, наказы послу, статейные списки и другие документы. Отдельно группировалась переписка Посольского приказа и Боярской думы с зарубежными правительствами об устройстве посольств, организации приема послов и так далее.
Основным признаком заведения дел был вопросный, когда расположение документов определялось логикой решения вопроса. В этом случае первым был инициативный документ (челобитная, память, выписка из журнала заседания присутствия), за которым следовали распросные речи, сказки, выписки-справки и другие документы. Завершалось дело приговором (решением) и указной грамотой. Иногда к такому комплексу могли подклеить документы по другому вопросу, и тогда образовывался сборник дел.
В деле находились как подлинные документы (с дьячьей пометой или адресом и отметкой о получении), так и черновики («отпуски») обычно тех документов, которые отправляли адресатам. Такие документы, как договорные записи, составлялись в нескольких экземплярах.