2. Подготовка дел к слушанию на заседании присутствия
| Секретарь коллегии |
|
Подбирал дополнительный материал, готовил устный доклад к рассмотрению дела на заседании присутствия |
3. Слушание дела на заседании присутствия
| Заседание присутствия коллегии |
|
Докладывал секретарь коллегии; доклад обсуждался и по нему принималось решение (резолюция); нотариус записывал ход обсуждения и принятое решение в протокол заседания; нотариус вел росписи (реестры) о незавершенных и оконченных делах и роспись «Вершенных, но не исполненных дел» |
4. Подготовка к исполнению и исполнение дела
4.1 4.2 4.3
| Секретарь коллегии |
|
1. Записывал на поле реестра «Вершенных, но не исполненных дел» фамилию канцеляриста, которому поручалось оформить документ 2. Составлял в соответствии с решением присутствия проект документа |
| Канцелярист | Копиист |
|
Оформлял в соответствии с требованиями проект ответного документа |
Переписывал все документы, отправляемые из канцелярии, набело |
4.4 4.5
| Секретарь коллегии |
|
1. Скреплял ответный документ своей подписью, передавал на подпись членам присутствия и удостоверял документ печатью 2. Записывал документ в реестр «Вершенных и исполненных документов» |
| Коллежский регистратор |
|
1. Регистрировал ответный документ в книгах «А» и «В» регистратуры 2. Записывал документ в реестр «Вершенных и исполненных документов» |
4.6 4.7
| Канцелярист |
|
Подготавливал документ к отправке и через рассыльного отправлял его адресату |
|
Актариус |
|
Следил за наличием и расходом бумаги, канцелярских принадлежностей, дров, воска, свечей; в специальной книге собирал расписки от лиц, сдававших документы. В случае отсутствия регистратора выполнял его обязанности |
| Фискал |
|
Следил за выполнением должностных обязанностей чиновниками коллегий |
4.8 4.9
| Толмачи, переводчики |
|
Осуществляли письменный и устный перевод |
4.10
| Вахмистр |
|
Выполнял обязанности сторожа, доставлял письма на почтку, носил документы на подпись членам коллегий |